Tutorial FileMaker Pro - 1:
Indagine su Formule, Funzioni, Script e Azioni
Di Roberto Francesco da Celano

FileMaker Pro è un database che dà soddisfazione: potente, duttile, non dimentica la grafica e consente alla fantasia di sbizzarrirsi senza apparenti limiti. Certo non potremo fare proprio tutto, ma il confine "tutto" è talmente lontano che soltanto i guru dell'informatica lo raggiungono. Per il resto di noi non ci sono pericoli: il divertimento è assicurato.

Inizia nelle pagine di Tevac una rubrica che vi sarà compagna di baldorie con FileMaker Pro. Studieremo a puntate ciò che nei manuali è carente: le Formule, le Funzioni, gli Script e le Azioni. In altre parole il meglio delle operatività di FileMaker Pro.

Mi auguro di essere seguito e interpellato da una folta schiera di amici che mi leggeranno. Come mi auguro di non essere interpellato per mettere online un database o per spiegare l'ABC di FileMaker Pro. Questo non esclude che risponderò a tutti, relativamente alla mischia che si creerà…

Formule, Funzioni, Script e Azioni
Con queste tre parole emblematiche mi riferisco ai segreti di FileMaker Pro, a quelle caratteristiche che lo rendono potente e straordinario.

Formule
Con la parola Formule abbracciamo una vasta gamma di momenti di lavoro. Tuttavia, le Formule sono presenti per la maggior parte delle volte in: Campi Calcolati, Azioni, Script e Funzioni. Sono quelle combinazioni di elementi che ci permettono di eseguire calcoli, d'impartire comandi ecc. Avete già capito che saranno il vostro mal di testa, appena vorrete impegnarvi sul serio.

Funzioni
In FileMaker Pro si possono inserire vari tipi di Campo: Testo, Data, Ora…
Relativamente al Campo Calcolato troviamo le Funzioni.
Le Funzioni possono essere: di Testo, Numeriche, di Data, di Ora, Aggregate, Riassuntive, Multiple, Finanziarie, Trigonometriche, Logiche, di Stato, di Definizione ed Esterne.

Script e Azioni
Selezionando il menu Script>ScriptMaker si apre una finestra Definisci gli script… Creando un nuovo script o modificandolo, ci si addentra in un'altra finestra Definizione dello script per…
Qui troviamo, a sinistra, un elenco per categoria o per nome delle Azioni: ordini complessi che vengono dati a FileMaker Pro affinché li esegua in automatico, secondo una certa successione. Un insieme di Azioni descrive e crea uno Script.

Esercizio pratico di questa puntata
In questa puntata, tratteremo la funzione logica If. Si tratta della funzione più utilizzata, in grado di fornirvi quelle soddisfazioni di cui parlavamo. All'inizio pensavo di svolgere questi articoli secondo un ordine militare delle varie funzioni: prima esercizi su quelle Numeriche, poi su quelle di Data… Invece, mi sono reso conto che è indispensabile andare di palo in frasca, altrimenti ci addormentiamo tutti. Per questo ho considerato la funzione logica If come la più rappresentativa per non annoiarvi e, nello stesso tempo, per farvi entrare in fibrillazione da "voglia di fare".

La funzione logica If si usa spesso in un Campo Calcolato ovvero in un campo che prevede formule da eseguire. Si tratta di una funzione logica che prevede una certa situazione iniziale, data la quale, potranno esserci o non esserci altre situazioni di conseguenza. Non disperate subito: procedendo, capirete. Quello che mi premeva farvi sapere è che la funzione logica If è presente nel Campo Calcolato, ma anche – per via indiretta – in un'Azione di uno Script. Dal momento che uno Script resta un comando Macro molto efficace, andremo a trattare la funzione logica If proprio in uno Script.

Il caso
Non vogliatemene se i casi o esempi pratici potrebbero essere elementari: sta a voi sublimare quanto vi dirò per applicare il caso ai vostri casi…

Ipotesi: voglio che all'apertura del mio file di database sia annunciato un messaggio sonoro. Per esempio, ho prestato un libro a Franco e ho inserito una data nella sua scheda, allo scadere della quale devo essere avvisato di telefonargli e riavere il libro. Ma potrei ipotizzare anche di essere informato con un messaggio vocale che un dato cibo in frigorifero è scaduto. Non ditemi che i messaggi vocali potrebbero essere più di uno e che si accavallerebbero… Avete ragione, ma limitiamoci alla spiegazione della funzione logica If e voi fatene quello che volete… Potrei aggiungere che sarà vostra cura non fare coincidere due messaggi nella stessa data…

Creo un nuovo database (FIG. 1) e inserisco i nuovi campi: Data odierna (Campo Data) e Suono (Campo Contenitore). In Campo Contenitore inserisco il messaggio che deve raggiungermi a scadenza: Ricordati che… Questo tipo di messaggio è un file Aiff, Wav, AVI o QuickTime (non mi addentro nella possibilità di inserire anche un file MIDI, RMI o KAR). Per immetterlo nel Campo Contenitore, devo trovarmi in Modo Usa, fare clic all'interno e selezionare il menu Inserisci QuickTime. Si apre una finestra di ricerca, devo individuare il mio file di suono Aiff, Wav AVI o QuickTime che ho preparato precedentemente e fare clic su Apri o Converti. Il suono o il filmato viene immesso nel Campo Contenitore.

Selezionate il menu Script>ScriptMaker. Si apre una finestra Definisci gli script per…
Scrivete nella zona Nome dello script: condizione data (FIG. 2).
Fate clic su Crea. Si apre la finestra Definizione dello script per "condizione data".
A sinistra, fate doppio clic sull'Azione di Controllo If e vedrete depositarsi a destra un If e sotto un End If. La situazione è questa: se le condizioni di If saranno soddisfatte o non saranno soddisfatte, accadrà qualcosa, finché non ci sarà un End If che farà terminare lo script.

Naturalmente If in inglese vuole dire "se".

A destra, If risulta selezionato in automatico. Così compare in basso – nell'area Opzioni – il pulsante Specifica, su cui fare clic. Si apre una finestra Specifica il calcolo. Vedete che siamo ritornati in un Campo Calcolato per una via indiretta? Attenzione, però, qui ci troviamo in un discorso logico. Lo script va letto così: Se (quell'If che abbiamo inserito prima) questa formula che inseriamo è vera o non è vera, allora ci saranno conseguenze. In altre parole, in questo Campo Calcolato non dobbiamo iniziare il discorso con un altro If, che è stato già previsto.
Quindi, nel nostro caso, dovete fare doppio clic sul campo Data odierna, che s'inserirà come parte della formula, aggiungere il segno di uguale (=) e fare doppio clic sulla funzione Data (mese; giorno; anno), che si depositerà. Al posto di mese, inserite il numero relativo; al posto di giorno ancora il numero relativo e al posto di anno l'anno relativo. Ipotizzando che la scadenza sia il 17 luglio 2001, avremo la seguente formula:

Data odierna = Data(7; 17; 2001)

Fate clic su OK e siete ritornati nella finestra Definizione dello script…
Continuiamo: fate doppio clic sull'Azione di Navigazione, denominata Vai al campo. La ritrovate a destra, sotto la formula dell'If. Fate clic sul pulsante dell'area Opzioni, denominato Specifica il campo, individuando il campo Suono. Fate clic su OK. Poi fate clic sulla casella di verifica Seleziona/esegui, sempre nell'area Opzioni. Avete terminato. Lo script è così composto:

If ["Data odierna = Data(7;17;2001)"]
Vai al campo [Seleziona/esegui, "suono"]
End If

Leggiamo: Se il campo Data odierna contiene la data 17 luglio 2001, vai al campo Suono ed esegui il suo contenuto (nel nostro caso un messaggio sonoro). Fine dell'If.

Fate clic su OK e poi su Esci e vi ritrovate nel vostro file con i due campi: Data odierna e suono.

A questo punto, non basta inserire la data. Non succede niente, perché bisogna ordinare a FileMaker Pro di verificare il campo. Potreste farlo anche manualmente attraverso un pulsante. Noi però vogliamo strafare, quindi ordineremo a FileMaker Pro, in apertura, di fare questa verifica. Andate quindi nel menu Modifica>Preferenze>Documento (FIG. 3). Si apre la finestra Preferenze Documento. Fate clic sulla casella di verifica Esegui lo script e scegliete "condizione data". Fate clic su OK.

Prima di chiudere il file, inserite nel campo Data odierna: 17-7-2001 (FIG 4)

Chiudete il file e riapritelo: ecco il messaggio sonoro!

L'utilizzo, come vi dicevo all'inizio, non deve coinvolgere necessariamente un file di suono. Più praticamente, potete essere avvertiti in un campo di testo con un messaggio tipo "scaduto" o "restituzione del libro". Se vi interessa questa variante, scrivetemi e la svolgeremo.

Nel darvi appuntamento alla prossima puntata, attendo vostri commenti, osservazioni e suggerimenti, ricordandovi che FileMaker Pro ha questo di bello: ogni risultato può essere raggiunto attraverso vie differenti.

Oggi vi ho presentato una di queste.

Roberto Francesco da Celano
26 Agosto 2001

Questo tutorial è disponibile anche in formato PDF